Privacy Verklaring Vereniging Veteranen Koninklijke Luchtmacht:

1. Inleiding. Per 25 mei 2018 is de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) in heel Europa in werking getreden. De AVG is ontworpen om de privacywetgeving in heel Europa op één lijn te brengen en is onder meer bedoeld om uw gegevens beter te beschermen en u op de hoogte te brengen welke gegevens hoelang en voor welk doel worden bewaard. Hier onder is dit voor de VKLU nader uitgewerkt.

2. Vestigingsplaats. De VKLu, gevestigd te 5831 KS Boxmeer, Sweelinck 46, is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals weergegeven in deze privacyverklaring VKLu.

3. Contactgegevens:

Website : https : //www.veteranenklu.nl
Adres: Komt nog.

3.1. Functionaris Gegevensbescherming VKLu: Mark Franke; email : secretaris.vklu@gmail.com

4. Persoonsgegevens die wij verwerken. De VKLu verwerkt uw persoonsgegevens doordat u gebruik maakt van onze diensten (uitnodigingen, jaarlijkse contributie en bijdragen voor socials, evenementen, vergaderingen, vrijwillige inzet op verzoek Commandant) en/of omdat u deze zelf aan ons heeft verstrekt.

4.1. Hieronder vindt u een overzicht van de persoonsgegevens die wij verwerken:

– Voorletter en achternaam
– Geslacht
– Geboortedatum
– Adresgegevens
– Telefoonnummer(s)
– E-mailadres
– Bankrekeningnummer
– Machtigingen (voor automatische incasso bij banken)
– Gegevens en beeldmateriaal over/van uw activiteiten (zie onze website)

4.2. Wij verwerken geen Bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens.

4.3, Onze website en/of dienst verzamelt geen gegevens over uw surfgedrag.

5. Met welk doel en op basis van welke grondslag gaat het bestuur VKLU persoonsgegevens verwerken?

5.1. De VKLu verwerkt uw persoonsgegevens voor de volgende doelen:

– Het afhandelen van uw betaling voor contributie en bijdrage evenementen.
– Verzenden van onze nieuwsbrief.
– Verzenden van uitnodigingen voor onze Reünie, evenementen, vergaderingen.
– U te kunnen bellen of e-mailen indien dit nodig is om onze dienstverlening uit te kunnen voeren of voor vrijwillige inzet op verzoek.

6. Geautomatiseerde besluitvorming. VKLu neemt beperkt plaats op basis van geautomatiseerde verwerkingen en besluiten over zaken die gevolgen kunnen hebben voor personen. Het gaat hier om besluiten die worden genomen door computerprogramma’s of -systemen, zonder dat daar een mens (bijvoorbeeld een bestuurslid van de VKLu) tussen zit. Het betreft concreet het innen van incassomachtigingen voor jaarlijkse contributiebetalingen bij de banken waar de leden zijn aangesloten.

7. Gebruikcomputerprogramma’s en systemen. De VKLu gebruikt de volgende computerprogramma’s of -systemen :

– MS Office Excel voor de Ledenadministratie. Zonder zo’n administratie kan de VKLu met ruim 700 leden haar taak niet uitvoeren. Op een beveiligde computer/laptop, verbonden met internet voor het verzenden van e-mails en poortlijsten, met een USB-stick voor back-up.

– Privé Hosting voor het website ontwerp en onderhoud (extern). De VKLu heeft geen eigen ‘knowhow’ op dit gebied en kan anders geen website onderhouden.

– Een handmatige administratie voor de financiële administratie. Zonder zo’n administratie kan de VKLU voor ruim 700 leden haar taak niet uitvoeren.

– IBANC (pay-collect-control software) voor automatische incasso handelingen. Verplicht voor het innen van incasso’s.

– Microsoft Office en Google voor het ontvangen en verzenden van e-mails aan leden, bestuursleden, webdesigner en Centrale Coërdinator Postactieven & Veteranen KLu (CCVPKLu).

7.1. Het gebruik van deze computerprogramma’s heeft geen andere gevolgen voor de leden, dan waarvoor het bedoeld is, nl. het doelmatig voeren van een verenigingsadministratie.

8. Bewaartermijnen. De persoonsgegevens van onze leden blijven tot l jaar na opzegging bewaard in een ‘niet-leden’ bestand, Dit om spijtoptanten en administratieve fouten achteraf makkelijk te kunnen corrigeren.

9. Delen van pensoonsgegevens met derden.

9.1. De VKLu verkoopt geen gegevens aan derden en verstrekt deze uitsluitend indien dit nodig is voor de uitvoering van onze overeenkomst met u of om te voldoen aan een wettelijke verplichting.

9.2. Met de volgende instanties en om de volgende redenen worden uw persoonsgegevens gedeeld.

– de CCVPKLu, voor aanmelding en afstemming met de Centrale Veteranen- en Postactieven database (Archie) voor toekenning lidmaatschap en reüniefaciliteiten, postactieven pasaanvragen, uitnodigingen en informatieverstrekking vanuit CLSK.

– de ING bank voor (via invulformulieren ondertekend door de aanvrager/lid) machtigingen voor contributiebetalingen.

– de webdesigner die het op de website geplaatste beeldmateriaal bewaard op een computer.

9.3. Met bedrijven die uw gegevens verwerken in onze opdracht, sluiten wij voor 1 september 2018 een bewerkerovereenkomst af om te zorgen voor eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van uw persoonsgegevens.

9.4. VKLU blijft verantwoordelijk voor deze verwerkingen.

9.5. VKLu gebruikt geen cookies of vergelijkbare technieken.

10. Gegevens inzien, aanpassen of verwijderen.

10.1. U heeft het recht om uw persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Daarnaast heeft u het recht om uw eventuele toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens door VKLu en heeft u het recht op gegevensoverdraagbaarheid.

Dat betekent dat u bij ons een verzoek kunt indienen om uw persoonsgegevens waarover wij beschikken in een computerbestand naar u of een ander, door u genoemde organisatie, te sturen. U kunt een verzoek tot inzage, correctie, verwijdering, gegevensoverdraging van uw persoonsgegevens of verzoek tot intrekking van uw toestemming of bezwaar op de verwerking van uw persoonsgegevens sturen naar onze secretaris (secretaris.vklu@gmail.com).

10.2. Om er zeker van te zijn dat het verzoek tot inzage door u is gedaan, zullen we uw aanvraag met u, ter controle, terugkoppelen. We reageren zo snel mogelijk, doch binnen 1 maand, op uw verzoek. VKLu wil u er tevens op wijzen dat u de mogelijkheid heeft om een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Dat kan via de volgende link: https : //autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/contact-met-de-autoriteit-persoonsgegevens/tip-ons

11. Hoe wij persoonsgegevens beveiligen,

11.1. De VmVKLu neemt de bescherming van uw gegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Als u de indruk heeft dat uw gegevens niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan contact op met onze secretaris via secretaris.vklu@gmail.com

11.2. De persoonsgegevens in computersystemen zijn beveiligd met 1 of meerdere wachtwoorden. Van de ledenadministratie in Excel wordt geregeld een back-up gemaakt. Papieren documenten met persoonsgegevens worden zorgvuldig bewaard in een afgesloten kast ter plaatse.

Het Bestuur VKLu,

Roel J. Berghuis

Voorzitter